書類、資料の整理方法について

本や書類の「瓦礫」が少しずつ片付けられてきた。事務所の床がやっと見え始めた。

引越しをして片付けに困るのは、本よりもむしろ書類、資料の方である。それぞれ異なるファイルにその時代にたまった書類、資料を挟み込んでいるため、ファイルの厚さや大きさもまちまちであり、自立しないファイルが多いため、本棚に整理しにくい。

新しい事務所に引っ越したこともあるが、根本的に書類、資料関連の整理の仕方を考え直さなければならない時期にきたようだ。わたしははじめに分類した上でファイリングするクセがあるが、それがどうもよくないことがわかった。そうすると、ファイルの量が膨大になってしまい、例えば、たった1枚の資料のためにファイルをつくるなどといった浪費をしていた。

今までの失敗を繰り返さないため、以下のような方法を考えてみたが、うまくいくかどうかは、今後の成果による。

1)ファイルの数を増やさず、かつ、自立できる程度に資料をまとめていくこと。どのように使われるのかわからないような情報は同じ分野の資料に限らず、違う分野のものでも同じファイルに閉じておく。(分類のカテゴリをなるべく細分化しない。)

2)ファイルはかならず「A4」にする。変形のA4も避ける。なるべく簡素なファイルにする。(処分するときに困らないように)

3)時系列に閉じるようなファイルも一つつくる。ファイルの日記帳のようなもの。これは、仕事以外のもの。

4)仕事以外の興味のあるカテゴリーを整理して、最も自分にとって重要なものから整理していく。

5)有効な情報と思われるものしか持たない、ということ。つまり、ファイリングする価値があるかないか、ファイリングする前に見極めること。

by kurarc | 2017-02-26 12:04 | design